En la cocina con
Montse Marco
Viladecans, 1967
- Diplomada en Trabajo Social por la Escola Universitària de Treball Social de Barcelona.
- Trabaja en el Ayuntamiento de Barcelona desde 1991. Ha sido auxiliar administrativa en el Consell Municipal de Benestar, secretaria del jefe del Departament de Programació i Estudis de Gerència de Benestar Social, secretaria de redacción de la revista de estudios sociales “Barcelona societat” y jefa de oficina de prácticamente todas las tenencias de alcaldía.
- Actualmente es jefa de oficina de la segunda tenencia de alcaldía.
1. ¿Cuáles son tus principales tareas?
Coordinación del personal administrativo, coordinación con el resto del equipo – jefe de gabinete y asesores- y desarrollar las funciones propias de secretaria particular del/la teniente de alcalde:
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programar la agenda (poner reuniones, hacer cambios, gestión de delegaciones)
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despacho diario con el/la jefa de gabinete
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coordinar la agenda de los chóferes
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despachar con el/la teniente
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atender las llamadas telefónicas (filtrar, derivar, resolver)
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supervisar el correo electrónico a diario (del/la teniente y el mío propio)
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archivar la documentación importante (intervenciones, actos, ruedas de prensa)
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reservar salas para reuniones
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control de invitaciones de los actos institucionales
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controlar la documentación para las reuniones
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gestión de viajes
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coordinar horarios y vacaciones del personal administrativo junto con el/la jefa de gabinete.
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gestión del listado telefónico (entradas, bajas, actualizaciones)
2. Las claves para coordinar un buen equipo de secretaría.
Básicamente son tres:
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Distribución clara de les tareas que ha de gestionar cada persona de manera equitativa.
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Saber cuales son las habilidades de cada una y adaptarlas a sus tareas.
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Una buena comunicación: que todas sientan que forman parte del equipo por igual.
3. Los secretos de un archivo (físico y digital) bien organizado.
Pensar y desarrollar un diseño de archivo entendedor que permita a todo el mundo localizar la documentación rápidamente. Es muy importante que en el archivo digital consten los datos de donde está archivado un documento de manera física. Nosotras, por ejemplo, tenemos un archivo digital de acceso: en el formulario tenemos un campo para indicar el nombre físico del archivador y otro campo con el número que tiene asignado aquel expediente dentro del archivador.
4. Actualización de datos de contactos. ¿Es un quebradero de cabeza?
Es difícil tener los datos actualizados al 100% porque muchas veces no te comunican los cambios directamente. Pero ahora, con internet, es más fácil comprobar si los datos que tienes son los correctos.
5. ¿En qué medida han cambiado tus tareas con los cambios de titulares políticos?
Las tareas son exactamente las mismas. Da igual quien sea el titular. Lo que cambia es la manera de hacer estas gestiones según sus preferencias. Las áreas de gestión, que también cambian, sí que comporta unas diferencias notables: no es lo mismo gestionar un servicio de atención a las personas vulnerables (que supone un control importante de nuestras emociones) que gestionar un servicio de la dirección de alumbrado, por ejemplo.
6. Cuéntanos las diferencias, si existen, entre trabajar con jefes y trabajar con jefas.
Trabajando con hombres y con mujeres no me ha parecido nunca que hubieran diferencias por cuestión de sexo, sinó por características personales e individuales que motivan estos rasgos diferenciales. Sé que hay estudios que demuestran diferencias como por ejemplo que las mujeres son más creativas y emocionales y los hombres más competidores y autoritarios. Yo no tengo un patrón establecido.
7. Has visto pasar a muchos políticos, jefes de gabinete, asesores… ¿En qué crees que tendrían que mejorar en general?
Los políticos son los representantes de la ciudadanía en el gobierno local. Han de trabajar para conseguir una ciudad más justa y equitativa. Por eso tienen que ser capaces de modificar, quizás, los objetivos que estaban establecidos en su programa electoral. El objetivo principal debería ser, siempre, conseguir el mayor bienestar para la ciudadanía. Los jefes de gabinete y asesores deberían incidir en este hecho. No perder nunca el mundo de vista y saber, exactamente, cual es la realidad de la población.
8. Si fueras la directora de casting de la secretaria ideal, ¿qué habilidades o virtudes debería tener la persona seleccionada?
Confidencialidad, rigor, empatía, trabajo en equipo, compromiso, flexibilidad, interés por aprender otras disciplinas. Una persona que esté motivada por el trabajo y que sea positiva.
9. Formación. Si pudieras escoger una, ¿cuál sería en este momento (relacionada con tu trabajo)?
Cursos de administración electrónica y tecnologías de la información; es importante estar siempre al día de las últimas novedades informáticas. Nos tenemos que reciclar permanentemente. No obstante, también son interesantes los cursos de desarrollo competencial, por ejemplo, cómo incrementar la autoconfianza, o cómo defender ideas.
10. ¿Nos puedes recomendar algún libro, película o serie de televisión que hable del mundo del secretariado?
La película “El diablo se viste de Prada”. Aunque no va exactamente de una secretaria sinó de una asistente personal. ¡Magníficas Anne Hathaway y Meryl Streep!
11. Si puedes, a la hora de decidir, lo haces por el perfil de la persona con quien trabajarás, o por el área donde trabajarás?
Cuando entré en el ayuntamiento a trabajar me hicieron una entrevista inicial y me preguntaron en qué área me gustaría trabajar. Es la única vez que he escogido un sitio concreto. Después, en mi trabajo, he estado de secretaria con tres titulares diferentes. En los tres casos me entrevistaron porque les habían dado referencias mías. En ningún caso valoré ni el área ni la persona. Simplemente, cuando empieza un nuevo mandato y tu jefe no continua, siempre es más agradable que te reclamen que no depender de la gestión del departamento de recursos humanos.
12. ¿Qué hay de cierto en el tópico que dice que para entrar bien a un político, primero "te has de ganar a su secretaria"? ¿Te han intentado sobornar alguna vez?
¡Ja, ja, ja! Intento ser lo más neutral posible en el trato personal, pero somos personas y, por tanto, las emociones y empatías surgen como en cualquier otro trabajo. A veces sí que comentas con el jefe ciertas sensaciones personales, pero en ningún caso se confirma este tópico al 100%. Por otro lado, nunca nadie ha intentado acercarse a mi con obsequios comprometedores. Como mucho, con una pequeña panera de productos ecológicos.