A la cuina amb
Montse Marco
Viladecans, 1967
- Diplomada en Treball Social per l’Escola Universitària de Treball Social de Barcelona.
- Treballa a l’Ajuntament de Barcelona des de 1991. Ha estat auxiliar administrativa al Consell Municipal de Benestar, secretària del cap del Departament de Programació i Estudis de Gerència de Benestar Social, secretària de redacció de la revista d’estudis socials “Barcelona societat” i cap d’oficina de pràcticament totes les tinències d’alcaldia.
- Actualment és cap d’oficina de la segona tinència d’alcaldia.
1. Quines són les teves tasques principals?
Coordinació del personal administratiu, coordinació amb la resta de l’equip – cap de gabinet i assessors- i, desenvolupar les funcions pròpies de secretària particular del tinent/a d’alcalde:
-
programar l’agenda (posar reunions, fer canvis, gestió de delegacions)
-
despatx diari amb el/la cap de gabinet
-
coordinar l’agenda dels xofers
-
despatxar amb el tinent/a
-
atendre les trucades telefòniques (filtrar, derivar, resoldre)
-
supervisar el correu electrònic a diari (del tinent/a i el meu propi)
-
arxivar la documentació important (intervencions, actes, rodes de premsa)
-
reservar sales per a reunions
-
control d’invitacions dels actes institucionals
-
controlar la documentació per a les reunions
-
gestió de viatges
-
coordinar horaris i vacances del personal administratiu junt amb el/la cap de gabinet.
-
Gestió del llistat telefònic (entrades, baixes, actualitzacions)
2. Les claus per coordinar un bon equip de secretaria.
Bàsicament són tres:
-
Distribució clara de les tasques que ha de gestionar cada persona de manera equitativa.
-
Saber quines són les habilitats de cadascú i adaptar-les a les seves tasques.
-
Una bona comunicació: que tothom senti que forma part de l’equip per igual.
3. Els secrets d’un arxiu (físic i digital) ben organitzat.
Pensar i desenvolupar un disseny d’arxiu entenedor per a tothom, que permeti localitzar la documentació ràpidament. És molt important que a l’arxiu digital hi constin les dades d’on està arxivat un document de manera física. Nosaltres, per exemple, tenim un arxiu digital d’accés: en el formulari tenim un camp per indicar el nom físic de l’arxivador i un altre camp amb el número que té assignat aquell expedient dins l’arxivador.
4. Actualització de dades de contactes. És un maldecap?
És difícil tenir les dades actualitzades al 100% perquè moltes vegades no t’ho comuniquen directament. Ara amb internet, però, és més fàcil comprovar si les dades que tens són les correctes.
5. En quina mesura han canviat les teves tasques amb els canvis de titulars de les tinències?
Les tasques són exactament les mateixes. És igual qui sigui el titular. El què canvia és la manera de fer aquestes gestions segons les preferències del cap. Les àrees de gestió, que també canvien, sí que comporta unes diferències notables: no és el mateix gestionar un servei d’atenció a les persones vulnerables (que suposa un control important de les nostres emocions) que gestionar un servei de la direcció d’enllumenat, per exemple.
6. Explica’ns les diferències, si n’hi ha, de treballar amb caps homes o amb caps dones.
Treballant amb homes i amb dones no m’ha semblat mai que hi haguessin diferències per qüestió de sexe, sinó característiques personals i individuals que motiven aquests trets diferencials. Sé que hi ha estudis que demostren diferències com per exemple que les dones són més creatives i emocionals i els homes més competidors i autoritaris. Jo no tinc un patró establert.
7. Has vist passar a molts polítics, caps de gabinet, assessors… En què creus que haurien de millorar en general?
Els polítics són els representants de la ciutadania en el govern local. Han de treballar per aconseguir una ciutat més justa i equitativa. Per això han de ser capaços de modificar, potser, els objectius que estaven establerts en el seu programa electoral. L’objectiu principal hauria de ser, sempre, aconseguir el millor benestar per a la ciutadania. Els caps de gabinet i assessors haurien d’incidir en aquest fet. No perdre mai el món de vista i saber, exactament, quina és la realitat de la població.
8. Si fossis la directora de càsting de la secretària ideal, quines habilitats o virtuts hauria de tenir la persona seleccionada?
Confidencialitat, rigor, empatia, treball en equip, compromís, flexibilitat, interès per aprendre altres disciplines. Una persona que estigui motivada per la feina i que sigui positiva.
9. Formació. Si en poguessis triar una, quina seria en aquest moment (relacionada amb la teva feina)?
Cursos d’administració electrònica i tecnologies de la informació; és important estar sempre al dia de les últimes novetats informàtiques. Ens hem de reciclar permanentment. No obstant, també són interessants els cursos de desenvolupament competencial, per exemple, com incrementar l’autoconfiança, o com defensar idees.
10. Ens pots recomanar algun llibre, pel·lícula o sèrie de televisió que tracti el món del secretariat?
La pel·lícula “El diablo se viste de Prada”. Encara que no va exactament d’una secretària sinó d’una assistent personal. Magnífiques Anne Hathaway i Meryl Streep!
11. Si pots, a l’hora de decidir, ho fas pel perfil de la persona amb qui treballaràs, o per l’àrea on treballaràs?
Quan vaig entrar a l’ajuntament em van fer una entrevista inicial i em van preguntar a quina àrea m’agradaria treballar. És l’única vegada que he escollit un lloc concret. Després, en el meu treball a les tinències, he estat amb tres titulars diferents. En els tres casos em van entrevistar perquè els havien donat referències meves. En cap cas vaig valorar ni l’àrea ni la persona. Simplement, quan comença un nou mandat i el teu cap no continua, sempre és més agradable que et reclamin que no dependre de la gestió del departament de recursos humans.
12. Què hi ha de cert en el tòpic que per entrar bé a un polític, primer "t’has de guanyar a la seva secretària"? T’han intentat subornar alguna vegada?
Ha, ha, ha! Intento ser el més neutral possible amb el tracte personal, però som persones i, per tant, les emocions i empaties sorgeixen com a qualsevol altra feina. A vegades sí que comentes amb el cap certes sensacions personals, però en cap cas es confirma aquest tòpic al 100%. Per altra banda, ningú no ha intentat mai apropar-se’m amb obsequis comprometedors. Com a molt, una panereta de productes ecològics.